Projektmanagementplan

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Status

in Arbeit

Klassifizierung

Intern

Änderungsverzeichnis

Datum	Version	Änderung	Autor/in
Datum…	0.1	Erste Version	Vorname Name…

Hinweise zum HERMES-Dokument

Original HERMES-Dokument (Inhalt unverändert)

Beschreibung

Die erstmalige Ausarbeitung des Projektmanagementplans wird durch den Varianten- und Vorgehensentscheid in der Initialisierungsphase geprägt. Insbesondere der Vorgehensentscheid, ob klassisch oder agil, beeinflusst die Ausführung der Aufgaben und die Struktur und Inhalt der Ergebnisse.

Der Projektmanagementplan beinhaltet die Gesamtplanung des Projekts und die wesentlichen Regelungen zu Methoden, Techniken, Rollen und Hilfsmitteln, die projektspezifisch festgelegt werden. Der Projektmanagementplan dient als einheitliche Handlungsgrundlage für alle Projektbeteiligten. Im Rahmen der Projektorganisation stellt er sicher, dass die Verantwortlichkeiten und die Aufgabenteilungen zwischen Leistungsbezügern, internen Leistungserbringern und ggf. externen Lieferanten ausreichend klar geregelt und dokumentiert sind. Er wird im Projektverlauf nach dem Prinzip der rollenden Planung und Steuerung kontinuierlich konkretisiert und nachgeführt.

Bei agiler Lösungsentstehung wird der Terminplan für die Phase Umsetzung mit dem (agilen) Releaseplan kombiniert. Dieser Releaseplan gibt den Umfang der Releases an und wann der Betrieb pro Release aktiviert wird. Ferner wird festgehalten, ob der (optionale) Entscheid Releasefreigabe treffen im Projekt vorgeschrieben ist oder nicht.

Bei Phasenabschluss wird der Projektmanagementplan zur Abwicklung der nächsten Phase den veränderten Bedingungen angepasst. Bevor die Phase Abschluss freigegeben wird, wird der Projektmanagementplan für den Projektabschluss zusätzlich entsprechend vorbereitet und angepasst.

Hinweise zur Anwendung des Dokumentes

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Inhaltsverzeichnis

Projektmanagementplan	1

Änderungsverzeichnis	1

Hinweise zum HERMES-Dokument	1

Beschreibung	1

Hinweise zur Anwendung des Dokumentes	1

1	Projektbeschreibung	4

1.1	Zusammenfassung	4

1.2	Phasen und Meilensteinen (klassisch) oder Releases (agil)	4

1.3	Releasefreigabe ja/nein (agil)	4

2	Szenario mit Durchführungsstrukturplan	4

3	Durchführungsorganisation	5

3.1	Projektorganigramm	5

3.2	Rollen in der Stamm- und Projektorganisation	5

3.3	Besetzung der Rollen	6

4	Projektergebnisstruktur (Scope)	7

5	Qualitätsziele und –vorgaben (für die Durchführung)	7

6	Prüfplan (QS)	7

7	Durchführungsplanung	8

7.1	Terminplan	8

7.2	Releaseplan (agil)	8

8	Kostenplan/ genehmigtes Budget	9

9	Ressourcenplan	9

10	Beschaffungsplan	10

11	Kommunikationsplan	10

12	Stakeholdermanagement (projektspezifisch)	11

13	Reporting	11

14	Vorgaben, Methoden, Arbeitsinstrumente und Werkzeuge	11

15	Qualitätssicherung	11

16	Änderungsmanagement	12

17	Risikomanagement	12

18	Eskalationsvorgehen	14

19	Dokumentmanagement	14

19.1	Dokumentablage	14

19.2	Namenskonventionen	14

19.3	Versionen von Dokumenten	14

Abkürzungen und Glossar	16

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1	Projektübersicht mit Phasen und Meilensteine	5

Abbildung 2	Grafik Projektorganisation	6

Abbildung 3	Grafik Projektergebnisstrukturplan	8

Abbildung 4	Grafik Änderungsmanagement	13

Abbildung 5	Risikomatrix	14

Abbildung 6	Grafik Versionsmanagement	16

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1	Abhängigkeiten	6

Tabelle 2	Rollen in der Stammorganisation	7

Tabelle 3	Rollen in der Projektorganisation	7

Tabelle 4	Besetzung der Rollen	7

Tabelle 5	Qualitätsziele und –vorgaben	8

Tabelle 6	Prüfplan	8

Tabelle 7	Meilensteine und Termine (klassisch)	9

Tabelle 8	Releaseplan mit Abhängigkeiten und Organisation	9

Tabelle 9	Releaseplanung (agil)	10

Tabelle 10	Personalressourcen	11

Tabelle 11	Sachmittel	11

Tabelle 12	Beschaffungsplan	11

Tabelle 13	Kommunikationsplan	11

Tabelle 14	Stakeholdermanagement	12

Tabelle 15	Reporting	12

Tabelle 16	Vorgaben, Methoden und Werkzeuge	12

Tabelle 17	Qualitätssicherung	13

Tabelle 18	Bewertungsskale Eintretenswahrscheinlichkeit	13

Tabelle 19	Bewertungsskale Auswirkungsgrad	14

Tabelle 20	Risikomatrix	15

Tabelle 21	Abkürzungen und Glossar	17

Projektbeschreibung

Zusammenfassung

Phasen und Meilensteinen (klassisch) oder Releases (agil)

Abbildung 1	Projektübersicht mit Phasen und Meilensteine

Releasefreigabe ja/nein (agil)

Szenario mit Durchführungsstrukturplan

Phasen, Module, Aufgaben, Ergebnisse, Rollen

Abhängigkeiten

Abhängigkeit
Vorhaben	Auftrag/Massnahme XY
Projektrelevante Themen
Projektrelevantes Ergebnis / Entscheidung / Fakt
Termin	07.05.2022
Auswirkungen auf das Projekt
Ansprechperson	Projektleiter

Tabelle 1	Abhängigkeiten

Durchführungsorganisation

Projektorganigramm

Organigramm

Abbildung 2	Grafik Projektorganisation

Eskalation

Eskalationen (vgl. Punkt 18) finden im Rahmen der Projektorganisation statt.

Kann ein Problem nicht auf einer Stufe innerhalb von 5 Tagen gelöst werden, wird es an die nächste Stufe eskaliert.

Rollen in der Stamm- und Projektorganisation

Stammorganisation

Rolle in der Stammorganisation	Name	Kürzel	Organisationseinheit
Leitung:
Controlling- und Vorgabestellen: Interne Revision	Paul Hauser	hap	ABC
Kompetenzzentrum für Projektmanagement:

Tabelle 2	Rollen in der Stammorganisation

Projektorganisation

Rolle in der Projektorganisation	Name	Kürzel	Funktion / Vertretene Organisationseinheit
Auftraggeber	Kurt Mahler	mak	Leiter Direktion xyz
Projektausschuss
Projektleiter	Leon Huber	hul
ISDS-Verantwortlicher
Anwendervertreter
Geschäftsprozessverantwortlicher

Tabelle 3	Rollen in der Projektorganisation

Besetzung der Rollen

Team	Name	Kürzel	Funktion / Vertretene Organisationseinheit
Entwicklungsteam	Bea Klein	klb	Leiter Scrum Team
Entwicklungsteam	Hans Gross	grh	Entwickler
Entwicklungsteam	Peter Will	wip	Entwickler

Tabelle 4	Besetzung der Rollen

Projektergebnisstruktur (Scope)

Abbildung 3	Grafik Projektergebnisstrukturplan

Qualitätsziele und –vorgaben (für die Durchführung)

Nr.	Qualitätsziele und –vorgaben	Beschreibung
01	HERMES 2022	Anwendung von HERMES 2022
02

Tabelle 5	Qualitätsziele und –vorgaben

Prüfplan (QS)

Phase / Ergebnis	Prüfmethode	Verantwortlich	Prüfer	Termin	Status
Konzept
Phasenbericht	Review	Auftraggeber	Sutter, Huber	15.05.2022	genehmigt

Tabelle 6	Prüfplan

Prüfmethoden gemäss Anhang Qualitätssicherung.

Durchführungsplanung

Terminplan

Meilenstein	Datum Plan	Datum Ist
Meilenstein Projektinitialisierungsfreigabe	12.01.2022	20.01.2022
Meilenstein Weiteres Vorgehen	12.02.2022	15.02.2022
Meilenstein Durchführungsfreigabe	12.03.2022
Meilenstein Lösungsarchitektur / Produktkonzept	12.04.2022
Meilenstein ISDS-Konzept	12.05.2022
Meilenstein Ausschreibung
Meilenstein Zuschlag
Meilenstein Phasenfreigabe Realisierung
Meilenstein Vorabnahme
Meilenstein Phasenfreigabe Einführung
Meilenstein Abnahme Migration
Meilenstein Betriebsaufnahme
Meilenstein Abnahme
Meilenstein Phasenfreigabe Abschluss
Meilenstein Projektabschluss

Tabelle 7	Meilensteine und Termine (klassisch)

Releaseplan (agil)

Abhängigkeiten und Voraussetzungen, Organisation

Releases	Abhängigkeiten und Voraussetzungen	Organisation
Release 1	Lösungsarchitektur fertiggestellt und abgenommen
Release 2
Release n

Tabelle 8	Releaseplan mit Abhängigkeiten und Organisation

Termine

Meilenstein	Datum Plan	Datum Ist
Meilenstein Projektinitialisierungsfreigabe	12.01.2022	20.01.2022
Meilenstein Weiteres Vorgehen	12.02.2022	15.02.2022
Meilenstein Durchführungsfreigabe	12.03.2022
Release 1	Meilenstein Lösungsarchitektur / Produktkonzept
Release 1	Meilenstein ISDS-Konzept
Release 1	Meilenstein Vorabnahme
Release 1	Meilenstein Abnahme Migration
Release 1	Meilenstein Betriebsaufnahme
Release 1	Meilenstein Abnahme
Release 2	Meilenstein Lösungsarchitektur / Produktkonzept
Release 2	Meilenstein ISDS-Konzept
Release 2	Meilenstein Vorabnahme
Release 2	Meilenstein Abnahme Migration
Release 2	Meilenstein Betriebsaufnahme
Release 2	Meilenstein Abnahme
Release n	Meilenstein Lösungsarchitektur / Produktkonzept
Release n	Meilenstein ISDS-Konzept
Release n	Meilenstein Vorabnahme
Release n	Meilenstein Abnahme Migration
Release n	Meilenstein Betriebsaufnahme
Release n	Meilenstein Abnahme
Meilenstein Phasenfreigabe Abschluss
Meilenstein Projektabschluss

Tabelle 9	Releaseplanung (agil)

Kostenplan/ genehmigtes Budget

Ressourcenplan

Personalressourcen

Rolle / Person	Monat 1	Monat 2	Monat 3	Monat 4	Monat 5	Bestätigung Vorgesetzter
Name
Name

Tabelle 10	Personalressourcen

Sachmittel

Sachmittel	Menge	Kosten	Zeitpunkt	Zuständig
Räume für Projektarbeit	4 Räume	01.06.2022	Hans Müller
IT-Infrastruktur	12 PC, 6 Laptops
SW ABC

Tabelle 11	Sachmittel

Beschaffungsplan

Bedarf / Bezeichnung	Menge	Wert CHF	Zeitpunkt	Beschaffungsart
Business-Analyst	20 AT	20‘000	20.01.2022 – 30.03.2022	Freihändiges Verfahren mit mehreren Offerten
Entwickler	300 AT	280‘000	01.04.2022 – 30.06.2022	Offenes Verfahren, WTO
DB-Analyse	100 Std	18‘000	20.01.2022 – 30.03.2022	Abruf auf Rahmenvertrag
Tools & Services	400 Std	48‘000	01.07.2022- 30.06.2022	Einladungsverfahren

Tabelle 12	Beschaffungsplan

Kommunikationsplan

Adressat der Information	Kommunikationsverantw.	Inhalt	Ziel	Mittel / Medium	Termin
Alle Mitarbeitenden	Auftraggeber	Einführung der neuen Lösung	Alle Mitarbeitenden kennen Vorgehen, Termine und Supportorganisation	Flyer (per mail)	12.3.2022

Tabelle 13	Kommunikationsplan

Stakeholdermanagement (projektspezifisch)

Nr.	Stakeholder	Management / Massnahmen	Verantwortlich	Termin
01	Benutzer	Sicherstellen des laufenden Einbezugs der potenziellen Benutzer mittels E-Mails über Projekt(-status)	Hans Meier	Quartalsende
02

Tabelle 14	Stakeholdermanagement

Reporting

Ergebnis	Periodizität	Verantwortlich	Empfänger	Termin
Projektstatusbericht	Monatlich	Projektleiter	Auftraggeber	Erster Arbeitstag des Monats
Phasenbericht	Ende der Phase Konzept	Projektleiter	Auftraggeber	Siehe Planung

Tabelle 15	Reporting

Vorgaben, Methoden, Arbeitsinstrumente und Werkzeuge

Titel	Vorgaben, Methoden und Werkzeuge	Version
Projektmanagement	HERMES	HERMES 2022
Beschaffung	BöB, VöB
Software für xyz	Tool aaa	10.2

Tabelle 16	Vorgaben, Methoden und Werkzeuge

Qualitätssicherung

Das Testen wird im Testkonzept festgelegt. Die Prüfungen werden im Kapitel Prüfplan des Projektmanagementplans festgelegt. Die folgenden Prüfmethoden werden im Projekt eingesetzt.

Prüfmethode	Beschreibung
Schriftlicher Review (SR)	Das Ergebnis wird den Prüfern per E-Mail zugestellt. Diese prüfen das Ergebnis unabhängig voneinander und erstellen einen Prüfbericht mit den Befunden. Die Befunde werden vom Autor korrigiert oder mit einer schriftlichen Begründung zurückgewiesen, welche dem Prüfer per E-Mail zugestellt wird.
Mündlicher Review (MR)	In einem Review-Meeting werden die schriftlichen Befunde besprochen. Dabei werden die nötigen Anpassungen / Massnahmen beschlossen, Verantwortlichen zugewiesen und terminiert. Ein schriftlicher Review (SR) ist immer Basis für einen mündlichen Review (MR). Als Resultat eines MR entsteht ein Reviewprotokoll, das von MR-Teilnehmern unterschrieben werden muss.
Walk-Trough (WT)	Ein Walk-Through ist eine weniger formale Prüfung als ein Review. Indem durch die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorliegenden Resultate gegangen wird, versucht sich der Prüfende ein Bild über den aktuellen Stand der Arbeiten zu verschaffen.

Tabelle 17	Qualitätssicherung

Werden Resultate durch eine Vernehmlassung von Fachvertretern abgenommen, wird diese Prüfung mittels eines schriftlichen Reviews durchgeführt.

Änderungsmanagement

Abbildung 4	Grafik Änderungsmanagement

Risikomanagement

Bewertungsskale Eintretenswahrscheinlichkeit

Bewertung	Beschreibung der Eintretenswahrscheinlichkeit
1 = niedrig	unwahrscheinlich, bzw. unter 20%
2 = mittel	mässig wahrscheinlich, bzw. 20-50%
3 = hoch	hoch wahrscheinlich, bzw. über 50%

Tabelle 18	Bewertungsskale Eintretenswahrscheinlichkeit

Bewertung	Auswirkung auf Projektergebnis	Auswirkung auf Termin	Auswirkung auf Kosten
1 = gering	Geringfügige Mängel	Bis 1 Monat, bzw. geringfügig	Keine
2 = mittel	Wesentliche Mängel	1 – 3 Monate bzw. wesentlich	5 – 20% bzw. wesentlich
3 = gross	Gravierende Mängel	Über 3 Monate bzw. gravierend	Über 20% bzw. gravierend

Tabelle 19	Bewertungsskale Auswirkungsgrad

Aus diesen Werten ergeben sich anschliessend die Koordinaten, um das Risiko in der Matrix abzubilden. Mit dem Pfeil (Bsp. Risiko 2) kann die Veränderung zur letzten Beurteilung aufgezeigt werden.

Risikomatrix

Abbildung 5	Risikomatrix

Die identifizierten und bewerteten Projektrisiken werden analog der nachfolgenden Tabelle im Projektstatusbericht geführt. Für jedes Risiko werden eine oder mehrere Massnahmen geplant.

Nr.	Risikobeschreibung	EW	AG	RZ	Massnahmen	Verantw.	Termin
R1	IT-System nicht genügend performant	3	3	9	Performance-Tests	PL	01.01.2022
R2	Anwendervertreter für Phase Konzept nicht verfügbar	2	2	4	Vereinbarung mit Stammorganisation	PL	12.12.2022
R3	Reorganisation in der Stammorganisation	3	1	3	Nachfolge sichern	Auftraggeber	31.12.2022

Legende:	EW=Eintretenswahrscheinlichkeit: 1 Niedrig / 2 Mittel / 3 Hoch;

AG=Auswirkungsgrad: 1 Gering / 2 Mittel / 3 Gross,

RZ=Risikozahl: RZ = EW x AG

Tabelle 20	Risikomatrix

Eskalationsvorgehen

Die Eskalation ist eine besondere Massnahme, die mit Vorsicht und möglichst nur in Ausnahmefällen angewendet werden sollte. Es ist immer erstrebenswert und im Rahmen eines Projekts von Vorteil, zuerst aller anderen Massnahmen einer zielgerichteten Konfliktbewältigung zu versuchen und seine eigene natürliche Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit in die Waagschale zu werfen. Denn eine Eskalation zieht oft die nächste nach sich.

Das Vorgehen im Falle einer Konflikteskalation wird einmalig definiert und gilt für die gesamte Projektdauer. Das Vorgehen kann jedoch jederzeit angepasst werden.

Im Rahmen eines Projekts entsteht eine Eskalation aufgrund eines nicht gelösten Konflikts, oder eines Problems. Probleme, die durch die Projektführung mangels Kompetenzen oder ausreichender Mittel nicht gelöst werden können, werden als Eskalationen an die Projektsteuerung geleitet. Die Projektsteuerung behandelt diese mit der nötigen Priorität und Dringlichkeit.

Der Eskalationsprozess wird wertneutral und rollenspezifisch beschrieben. Er definiert die stufenweise Delegation eines aussichtslosen Konflikts, oder nicht zu lösenden Problems an eine höhere Projektinstanz: Von der Führungsebene, an die Steuerungsebene und anschliessend weiter innerhalb der Steuerungsebene an die nächsthöhere Stufe.

Das beschriebene Vorgehen soll unter anderem definieren, unter welchen Umständen etwaige Hierarchiestufen übersprungen werden dürfen, und wann dies nicht angebracht sei.

Dokumentmanagement

Dokumentablage

Namenskonventionen

Damit projektbezogene Dokumente eindeutig und einfach identifiziert werden können, werden die folgenden Namenskonventionen für Dateinamen angewendet:

Beispiel:

Versionen von Dokumenten

Änderungen an Dokumenten sollen im Änderungsverzeichnis des Dokuments aufgeführt werden.

Verwendung von Versionsnummern:

Versionsnummern V0.1, V0.2, V0.3….V0.9 bezeichnen Versionen von Dokumenten in Arbeit.

Versionsnummer V1.0 ist die erste abgenommene Version des Dokuments.

Versionsnummer V1.1 ist die erste geänderte Version nach der Abnahme.

Versionsnummer V2.0 ist die zweite abgenommene Version des Dokuments.

Versionsmanagement

Abbildung 6	Grafik Versionsmanagement

Dokumente mit Zeitbezug

Dokumente mit einem klaren Zeitbezug enthalten das Datum im Dateinamen.

Beispiel eines Sitzungsprotokolls:

Allerdings kann auch der Zeitbezug als Version genutzt werden. Es macht wenig Sinn beides – also die Version und den Zeitbezug – zu kombinieren.

Bei Verwendung des Datums im Dateinamen wird immer das Format JJMMTT (oder JJJJ-MM-TT) verwendet, damit Dokumente in Verzeichnissen sortiert angezeigt werden. Wird das Datum im Namen führend verwendet, werden alle Dokumente nach Datum gezeigt. Wird hingegen der Dateiname führend verwendet, werden die Dokumente alphabetisch, und pro Dokument nach Version (Datum) angezeigt.

Empfehlung zur Verwendung des Zeitbezugs:

In der Regel hat sich die Verwendung des Zeitbezugs als Version in den meisten Fällen etabliert. Da die Dokumente für gewöhnlich immer nach Datum sortiert werden können hat sich in der Praxis gezeigt, dass der führende Name mehr Nutzen bringt (Dokumentname JJMMTT.xxx) als umgekehrt. Andernfalls ist nämlich eine alphabetische Sortierung nicht möglich.

Ferner kann heute in den meisten Fällen wieder auf die Kurzform JJMMTT umgestellt werden, wie es seinerzeit vor der Jahrtausendwende üblich war.

Beispiel:

Abkürzungen und Glossar

Abkürzung / Fachwort	Erläuterung
HERMES	Vorgehensmethodik für Projekte und Programme HERMES 2022 ist ein eCH Standard

Tabelle 21	Abkürzungen und Glossar