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Änderungsverzeichnis

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Hinweise zum HERMES-Dokument

Kantonsspezifisches HERMES Dokument (nicht HERMES Bund)

Beschreibung

Die Ausschreibungsunterlagen umfassen alle Informationen, die Im Rahmen einer Ausschreibung publiziert werden. Dazu gehört in erster Linie das Lastenheft, (in der Schweiz auch Pflichtenheft genannt) samt Kriterienkatalog, dass ein unabdingbarer Teil der Ausschreibungsunterlagen ist.

Ohne ein Lastenheft, ist es praktisch unmöglich einen Vergleich zwischen den eingegangenen Angeboten vorzunehmen. Das von der ausschreibenden Stelle erstellte Lastenheft der zu erbringenden Leistungen nützt sowohl ihr, als auch dem potentiellen Anbieter. Sie wird sich bei der Erstellung bewusst, was sie eigentlich wirklich benötigt, der Anbieter erkennt wiederum, was der Kunde will. Es zwingt ihn aber auch zu Fragen Stellung zu nehmen, denen er eventuell lieber ausweichen möchte und auch, das Angebot in geforderter Struktur abzugeben. So erhält die auszuschreibende Stelle eine klare Bezugsbasis und sie kann die Angebote untereinander vergleichen.

Weiter gehören zu den Ausschreibungsunterlagen Vertragsentwurf, allgemeine Geschäftsbedingungen der Stammorganisation, Ausschreibungstext und weitere Beilagen zum Lastenheft. Werden in einer öffentlichen Ausschreibung Fragen beantwortet, werden die Fragen und Antworten ebenfalls ein Teil der Ausschreibungsunterlagen und allen Anbietern anschliessend zugestellt.

Hinweise zur Anwendung des Dokumentes

Infotext ersichtlich über das ein- bzw. ausblenden der (¶) Absatzmarke.

Inhaltsverzeichnis

Änderungsverzeichnis	1

Beschreibung	1

1	Allgemeines	4

1.1	Übersicht Lastenheft mit Anhängen und Beilagen	4

1.2	Anhänge	5

1.3	Beilagen	5

1.4	Management Summary	5

1.5	Gegenstand des Projektes	5

2	Auftraggeber	5

2.1	Vorstellung der Organisationseinheit	5

2.2	Organigramm Organisationseinheit	5

2.3	Nutzniesser des Projektes	5

3	Ausgangslage	5

3.1	Anstoss für das Projekt	5

3.2	Ist-Zustand	5

3.3	Stärken und Schwächen des Ist-Zustandes	5

3.3.1	Stärken	5

3.3.2	Schwächen	5

3.3.3	Problemkatalog	5

4	Soll-Zustand	5

4.1	Ausschreibungsgegenstand	5

4.2	Ziele	5

4.3	Anforderungen	6

4.3.1	Kennzeichnung der MUSS- und KANN-Anforderungen	6

4.3.2	Funktionale Anforderungen	6

4.3.3	Anforderungen an Schnittstellen	6

4.3.4	Nicht-funktionale Anforderungen	6

4.4	Restriktionen und Rahmenbedingungen der Lösung	7

4.5	Umfang	7

4.5.1	Projektabgrenzung fachliche Sicht	7

4.5.2	Projektabgrenzung Prozessbezogene Sicht	7

4.5.3	Projektabgrenzung Organisatorische Sicht	7

4.5.4	Projektabgrenzung Systembezogene Sicht	7

4.5.5	Mengen, Häufigkeiten	7

4.6	Preis	7

4.7	HERMES-Szenario	7

4.8	Terminplanung Gesamtprojekt	7

5	Submission	7

5.1	Generelle Teilnahmebedingungen	7

5.1.1	Grundvoraussetzungen	7

5.1.2	Bietergemeinschaften	8

5.2	Eignungskriterien	8

5.3	Zuschlagskriterien	8

5.4	Submissionsbestimmungen	9

5.4.1	Eingabeort und Vergabestelle	9

5.4.2	Eingabezeitpunkt	9

5.4.3	Verbindlichkeitsdauer des Angebotes	9

5.4.4	Formvorschrift	9

5.4.5	Leistungsumfang	9

5.4.6	Teilangebote	9

5.4.7	Varianten des Anbieters	10

5.4.8	Angebotsverhandlungen	10

5.4.9	Akzeptierte Sprache für Angebot und Ausführung	10

5.4.10	Vertraulichkeit der Ausschreibungsunterlagen	10

5.4.11	Öffnung der Angebote	10

5.4.12	Auskünfte während der Ausschreibung	10

5.5	Submissionsbedingungen	10

5.5.1	Vorbehalt	10

5.5.2	Auslegung der Ausschreibungsunterlagen	10

5.5.3	Ansprüche aus dem Submissionsverfahren	10

5.5.4	Freihändige Vergabe von Zusatzaufträgen	10

5.6	Präsentation	11

5.7	Terminplan Submissionsverfahren	11

6	Projektbezogene Bedingungen	11

6.1	Allgemeine Anforderungen an das Angebot	11

6.2	Bewertung des Angebotes	11

6.3	Struktur und Aufbau des Angebotes	11

6.4	Zahlungsbedingungen und Teuerung	12

6.5	Wartungskosten	12

6.6	Anwendbares Recht, Gerichtsstand	12

6.7	Erklärung, Erläuterung	12

7	Unterschriften	13

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1	Übersicht Lastenheft mit Anhängen und Beilagen	4

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1	Problemkatalog	5

Tabelle 2	Ziele	5

Tabelle 3	Funktionale Anforderungen	6

Tabelle 4	Anforderungen an Schnittstellen	6

Tabelle 5	Nicht-funktionale Anforderungen	6

Tabelle 6	Terminplanung Gesamtprojekt	7

Tabelle 7	Submission	7

Tabelle 8	Terminplan Submissionsverfahren	11

Allgemeines

Übersicht Lastenheft mit Anhängen und Beilagen

Abbildung 1	Übersicht Lastenheft mit Anhängen und Beilagen

Anhänge

Beilagen

Management Summary

Gegenstand des Projektes

Auftraggeber

Vorstellung der Organisationseinheit

Organigramm Organisationseinheit

Nutzniesser des Projektes

Ausgangslage

Anstoss für das Projekt

Ist-Zustand

Stärken und Schwächen des Ist-Zustandes

Stärken

Schwächen

Problemkatalog

Nr.	Beschreibung Problem	Gewichtung

Tabelle 1	Problemkatalog

Soll-Zustand

Ausschreibungsgegenstand

Ziele

Nr.	Beschreibung Ziel	Zielgruppe

Tabelle 2	Ziele

Anforderungen

Kennzeichnung der MUSS- und KANN-Anforderungen

Funktionale Anforderungen

Nr.	Beschreibung Ziel	Anforderungsart (M,K*,K)

Tabelle 3	Funktionale Anforderungen

Anforderungen an Schnittstellen

Nr.	Beschreibung Ziel	Anforderungsart (M,K*,K)

Tabelle 4	Anforderungen an Schnittstellen

Nicht-funktionale Anforderungen

Nr.	Beschreibung Ziel	Anforderungsart (M,K*,K)

Tabelle 5	Nicht-funktionale Anforderungen

Restriktionen und Rahmenbedingungen der Lösung

Umfang

Projektabgrenzung fachliche Sicht

Projektabgrenzung Prozessbezogene Sicht

Projektabgrenzung Organisatorische Sicht

Projektabgrenzung Systembezogene Sicht

Mengen, Häufigkeiten

Preis

HERMES-Szenario

Terminplanung Gesamtprojekt

Meilenstein	Datum

Tabelle 6	Terminplanung Gesamtprojekt

Submission

Auftragsart	Bitte wählen…
WTO-Ausschreibung	Bitte wählen…
Verfahrensart	Beschaffung im Bitte wählen…

Tabelle 7	Submission

Generelle Teilnahmebedingungen

Grundvoraussetzungen

Anbietende, welche mit ihrem Angebot folgende Grundvoraussetzungen nicht erfüllen, werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen:

Rechtzeitiger Eingang des Angebotes (gemäss Punkt “Eingabezeitpunkt“ unter der Überschrift “Bedingungen für die Einreichung des Angebotes“)

Erfüllen der Rahmenbedingungen der Submission, vollständige Erklärungen, Zusagen, Akzepte in den Dokumenten mittels Unterschrift

i.	Abdeckung Eignungskriterien und Muss-Anforderungen

ii.	Preisabfrageblatt (Beilage xx)

iii.	“Angaben zur Unternehmung“ (Beilage xx)

iv.	Referenzliste Projekte (Beilage xx)

v.	Fragenkatalog zu Anforderungen (Beilage xx)

Erfüllen der Informatik-Rahmenbedingungen in der Direktion, Amt ?des Kantons Zürich (Anhang xx)

Erfüllen der AGB SIK (Anhang xx)

Einhalten der AGB Auslagerung Informatikleistungen des Kantons Zürich (Anhang xx)

Erfüllen der AGB KITT Datenbearbeitung durch Dritte (Anhang xx)

Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften (ARGE) sind in diesem Verfahren nicht zugelassen.

Eignungskriterien

Die Eignungskriterien sind projektspezifisch und müssen entsprechend angepasst werden.

Bitte führen Sie alle relevanten Eignungskriterien, wie in untenstehenden Beispiel auf und erläutern Sie, wo die Anbietenden diese erb ringen müssen. Beispiel für eine mögliche Aufstellung von Eignungskriterien:

Anbieterin müssen zwingend alle Eignungskriterien erfüllen, damit sie im Rahmen des weiteren Verfahrens berücksichtigt werden. Nachfolgend die Aufstellung der zu erfüllenden Eignungskriterien:

EK 1 Die Anbieterin muss mit einer Referenz nachweisen können, dass sie ein vergleichbares Projekt in ähnlicher Grösse mit Erfolg abgeschlossen hat.

EK 2 Die Anbieterin muss ihr Angebot auf Basis eines bereits am Markt bestehenden Standardprodukts erstellen, welches laufend den neuesten Standards angepasst und weiterentwickelt wird und welches mindestens seit einem Jahr am Markt besteht.

EK 3 Die Anbieterin muss mit einer Referenz nachweisen können, dass sie ihr Standardprodukt für eine vergleichbare Lösung (Grösse, Menge, Komplexität) einer vernetzten Bilddatenbank seit mindestens einem Jahr einsetzt und die Software durch die Anbieterin gewartet und supportet wird.

EK 4 Für den Betrieb des Standardproduktes muss die Anbieterin ein Angebot für 3rd-Level-Supportleistungen bei Problemen mit der Applikation offerieren können.

Alle diese Eignungskriterien werden im Anhang ?... abgefragt und sind von der Anbieterin mit Unterschrift zu bestätigen.

Daneben wird für EK 1 ein weiterer Nachweis mittels beiliegender «Referenzliste Projekte zu EK 1» (Beilagen ?...) und für EK 3 wird ein weiterer Nachweis mittels beiliegender «Referenzliste Kunden zu EK 3» (Beilagen ?...) verlangt.

Zuschlagskriterien

Die Zuschlagskriterien sind projektspezifisch und müssen entsprechend angepasst werden.

Beispiel für eine mögliche Aufstellung der Zuschlagskriterien:

Nachfolgend sind die Zuschlagskriterien, mit welchen das eingereichte Angebot bewertet wird, in ihrer Reihenfolge aufgeführt und erläutert.

ZK 1 Lösungskonzept und Erfüllung des Lastenheftes

Bewertung der beantworteten Fragen aus dem «Fragenkatalog zu Anforderungen», Beilagen ?....

Weitere Kriterien der Lösung werden im Rahmen der Präsentation (online- bzw. live) mit dem offerierten Standardprodukt vor Ort bewertet. Diese Kriterien sind auch im Fragenkatalog mit Verweis auf die Präsentation aufgeführt:

Anlegen/Importieren eines neuen Bildes und seiner Metadaten

Suche im Volltext und feldgenau

Erstellen eines PDF-Reports mehrerer Fotos mit Schemaplänen

Gleichzeitige Bearbeitung der Metadaten mehrerer Bilder

Export von Bildern und Metadaten für Emailversand und/oder Präsentationen

Übernahme von Bildern mit Metadaten nach Word

Umgang mit der grossen Anzahl von Platzhaltern (bzw. Metadaten ohne digitalisiertes Bild)

Umgang mit grossen Dateien

Kennzeichnung von Aufnahmeort und -richtung auf Plan zu Foto

ZK 2 Preis (Einmalige Kosten und Wiederkehrende Kosten über vier Jahre)

Kosten für Grundsystem und separat bepreiste Optionen

Kosten für Wartung, Lizenzen, 3rd-Level-Support

Stundenansätze für Entwickler und Projektleiter/Consultant

ZK 3 Genügende projektrelevante Erfahrung und geeigneter Vorgehensansatz
Die folgend aufgeführten Kriterien werden vom eingesetzten Projektleiter des Anbieters vor Ort präsentiert und im Rahmen der Präsentation (vgl. Beilagen ?...: «Submissionsbestimmungen und besondere projektbezogene Bedingungen», Kap. «Präsentation») bewertet:

Vorstellung der am Projekt beteiligten Personen (in erster Linie Projektleiter)

Aufführen von Problemen und/oder kontroversen Situationen des eingesetzten Projektleiters in vergleichbaren Projekten und Ausführen, wie die Situation gelöst wurde und welche Lessons Learned der Projektleiter daraus gezogen hat.

Erläuterung des Vorgehensansatzes mit Begründung im Rahmen der Präsentation

Submissionsbestimmungen

Eingabeort und Vergabestelle

Eingabezeitpunkt

(Eingangszeitpunkt, bis zu welchem die Angebote am Eingabeort vorliegen müssen; das Datum des Poststempels ist nicht massgebend)

Verbindlichkeitsdauer des Angebotes

Sechs Monate ab Eingabezeitpunkt

Formvorschrift

Das Angebot ist im Original inkl. Unterschrift (samt Beilagen), verschlossen und versehen mit dem Stichwort "Submission Projekt xy…" einzureichen.

Zusätzlich zum physischen Exemplar sind die Unterlagen in Form einer CD oder eines USB Stücks sowie 2 Papierkopien einzureichen.

Das Angebot ist vollständig, wenn alle geforderten Unterlagen eingereicht werden.

Unvollständige Angebote führen zum Ausschluss aus dem Submissionsverfahren. Kein einseitiges Abändern des Leistungsverzeichnisses

Leistungsumfang

Je nach Anforderungen an die Leistung gemäss untenstehendem Text beschreiben

Als Realisierungspartner kommen nur Anbieter in Frage, die ausdrücklich erklären, sämtliche Leistungen im Rahmen des Lastenheftes dieser Ausschreibung zu erbringen. Dazu gehört insbesondere die ausdrückliche Erklärung, den Unterhalt bzw. Support für die Produktelebensdauer zuzusichern.

Teilangebote

Teilangebote sind nicht zulässig

Varianten des Anbieters

Varianten des Anbieters sind nicht zugelassen.

Angebotsverhandlungen

Es werden keine Angebotsverhandlungen geführt.

Akzeptierte Sprache für Angebot und Ausführung

Die Umgangs- und Schriftsprache ist deutsch. Deshalb müssen die eingesetzten Schlüsselpersonen zwingend über gute Sprachkenntnisse verfügen.

Beschriftungen, Schulungen und Dokumentation müssen durch den Anbieter in Deutsch erfolgen.

Vertraulichkeit der Ausschreibungsunterlagen

Diese Ausschreibungsunterlagen sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur für den durch die Organisationseinheit autorisierten Zweck verwendet werden. Sie unterstehen teilweise dem Amts- und Geschäftsgeheimnis und dürfen weder an Dritte weitergeleitet noch kopiert oder weitergegeben werden.

Öffnung der Angebote

Die Öffnung der Angebote ist nicht öffentlich. Das Protokoll über die Öffnung der Angebote kann durch die Anbieter bei der Vergabestelle gemäss Ziffer 5.4.1 nach der Vergabe eingesehen werden. Das Protokoll kann auch per Mail versendet werden.

Auskünfte während der Ausschreibung

Submissionsbedingungen

Vorbehalt

Die Ausschreibung steht unter dem Vorbehalt der Bewilligung bzw. Kreditfreigabe der jeweils verantwortlichen Stelle.

Auslegung der Ausschreibungsunterlagen

Ansprüche aus dem Submissionsverfahren

Der Auftraggeber beabsichtigt, mit dem ausgewählten Anbieter das vorliegend umschriebene Projekt zu spezifizieren, zu realisieren, zu warten und ggf. auszubauen. Aus dem Zuschlag entsteht jedoch kein Anspruch, alle in der Ausschreibung bzw. im Lastenheft aufgeführten Arbeiten ausführen zu können. Vorbehalten bleiben insbesondere Projektänderungen, fehlende finanzielle Mittel, Verzögerungen, Etappierungen und Massnahmen bei ungenügender Auftragserfüllung des Anbieters.

Freihändige Vergabe von Zusatzaufträgen

Der Auftraggeber behält sich vor, künftige Zusatzaufträge wie Ausweitung des Einsatzgebietes, Verbreitung in weiteren Organisationseinheiten, Ausbau und Anpassung von bestehenden Funktionen, Erarbeitung und Einbindung von Zusatzfunktionen, Anpassungsarbeiten an eine veränderte IT-Umgebung etc. dem ausgewählten Anbieter gestützt auf §10 lit. g SVO freihändig zu vergeben.

Präsentation

Terminplan Submissionsverfahren

Meilenstein	Datum

Tabelle 8	Terminplan Submissionsverfahren

Projektbezogene Bedingungen

Allgemeine Anforderungen an das Angebot

Gültig ist nur ein vollständiges und rechtsgültig unterschriebenes Angebot mit sämtlichen verlangten Unterlagen.

Das Lastenheft mit allen seinen Anhängen und Beilagen, auf welche in diesem verwiesen wird, werden Vertragsbestandteil.

Bewertung des Angebotes

Struktur und Aufbau des Angebotes

Kapitel 1: Anbieter, Produkthersteller

Bezeichnung des Anbieters und allen beteiligten Subunternehmern

Ausgefülltes Formular «Angaben zur Unternehmung» Anhang ?...

Das Unternehmen in Zahlen; z.B. Geschäftsbericht

Falls der Anbieter nicht der alleinige Produkthersteller ist: Angabe und Kurzprofil des weiteren Subunternehmers (Herstellers), sowie die gleichen Angaben wie in obigem Punkt (Anbieter) beschrieben.

Kapitel 2: Hard- und Softwarevoraussetzungen

Unterschriebener Anhang ?... «Informatikrahmenbedingungen der Direktion»

Kapitel 3: Eignungskriterien und Muss-Anforderungen

Ausgefülltes Referenzblatt Anhang ?...

Bestätigung des Anbieters, dass er alle Muss-Anforderungen aus dem Lastenheft vollumfänglich erfüllt.

Kapitel 4: Anforderungskatalog mit Fragen

Der vorgegebene Anforderungskatalog mit Fragen ist vollständig auszufüllen und als Beilage zum Angebot abzugeben. Es dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden

Liefern weiterer Beschreibungen wie im Dokument verlangt (z.B. Dialogbeschreibungen)

Falls eine Anforderung im Rahmen des Angebotes nicht erfüllt wird und es zu dieser eine Frage im Anforderungskatalog gibt, soll dargestellt werden, weshalb die Anforderung nicht innerhalb des Angebotes erfüllt werden kann und ob allfällige Alternativen oder ein späterer Ausbau angeboten werden können.

Kapitel 5: Preisabfrageblatt

Detaillierte Angaben über einmalige und wiederkehrende Kosten direkt im Preisabfrageblatt

Die Kosten verstehen sich als Zusammenfassung der Preise und Konditionen für das gesamte System und die damit verbundenen Dienstleistungen (Installation, Schulung, Customizing, Erweiterungen zum Betriebskonzept und Wartungskosten für vier Jahre)

Die angegebenen Preise sind bis zur Abnahme fest, schliessen sämtliche Nebenkosten wie Verpackung, Versand, Zölle, Abgaben etc. ein und verstehen sich als Kostendach. Die Mehrwertsteuer sowie Skonto und spezielle Rabatte sind separat auszuweisen

Kapitel 6: Projektteam

Angaben zu definitiv verantwortlichem Projektleiter und dem Projektteam mit Lebenslauf und Diplomen/Zertifizierungen von Ausbildungen und Weiterbildungen ergänzt Zusage über die Verfügbarkeit der oben genannten Personen in der geforderten Zeit (Vergleich mit Terminplanung Gesamtprojekt, Ziffer 4.8)

Kapitel 7: Schulung

Beschreibung der angebotenen Leistungen im Rahmen der Schulung

Angabe, welche Kapazitäten/Präsenzzeiten im Rahmen des Angebotes eingerechnet wurden

Kapitel 8: Wartung und Pflege der Software

Beschreibung des Angebots von Wartung nach Vorfallklassifizierungen und Support innerhalb der angebotenen Lösung

Angebotene Modelle mit den zu erwartenden Kosten

Kapitel 9: Weiterentwicklung der Software im Betrieb

Beschreibung des Angebots von Weiterentwicklung der Software im Betrieb innerhalb der angebotenen Lösung

Angebotene Varianten mit den zu erwartenden Kosten

Zahlungsbedingungen und Teuerung

Wartungskosten

Die jährlichen Wartungskosten werden jeweils auf Mitte Jahr vergütet.

Die Zahlungen erfolgen 30 Tage nach Rechnungsstellung

Anwendbares Recht, Gerichtsstand

Schweizer Recht ist sowohl auf dieses Verfahren als auch auf den abzuschliessenden Vertrag anwendbar. Als Gerichtsstand wird Zürich bestimmt.

Zu spät eingetroffene, nicht vollständig ausgefüllte, nicht handschriftlich unterzeichnete Angebote oder solche, bei denen Unterlagen oder Beilagen fehlen, werden gestützt auf § 4a Abs. 1 lit. b BeiG (LS 720.1) ausgeschlossen. Dasselbe gilt, wenn Leistungsverzeichnisse abgeändert werden.

Erklärung, Erläuterung

Als Generalunternehmer erklären wir ausdrücklich:

dass wir die vorliegenden Ausschreibungsunterlagen zur Kenntnis genommen haben und vollumfänglich akzeptieren;

dass wir insbesondere die Rahmenbedingungen und die Erläuterungen zum Verfahren ausdrücklich akzeptieren;

dass wir bereit und in der Lage sind, die Wartung des Systems für die Dauer von 8 Jahren zu gewährleisten;

dass wir bezüglich Ressourcenplanung die notwendige Flexibilität haben und die benötigten Ressourcen termingerecht (gemäss Kapitel «Projektorganisation, -abwicklung, -termine» des Lastenheftes) und in einwandfreier Qualität garantieren;

dass wir allfällige Vorbehalte, Einschränkungen etc. angebracht und ausgeführt haben.

Die unterzeichnende Firma bestätigt die Richtigkeit der gemachten Angaben und erklärt ausdrücklich ihr Einverständnis mit den in diesem Dokument aufgeführten Bedingungen

Unterschriften

Name	Funktion	Ort und Datum	Rechtsgültige Unterschrift