Finanzielle Steuerung und Führung
Allgemeines
Die finanzielle Steuerung und Führung des Projekts beginnt mit dem Entscheid Projektinitialisierungsfreigabe und endet mit dem Entscheid Projektabschluss, allenfalls mit dem Entscheid Projektabbruch.
Finanzierung
Die Stammorganisation stellt als Inhaberin des Projekts die finanziellen Ressourcen für das Projekt zur Verfügung. Die Phase Initialisierung stellt eine Vorleistung für das gesamte Vorhaben dar und wird durch das Projekt- oder über das Linienbudget finanziert. In die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des Projekts fliessen die Aufwände der Phase Initialisierung als Vorleistung ein.
Die Planung des Ressourcenbedarfs und der Finanzierung erfolgt für das Gesamtprojekt. In der Phase Initialisierung wird eine Gesamtplanung erstellt, die laufend überprüft und angepasst wird. Bei klassischer Vorgehensweise sollen am Ende der Konzeptphase die Investitions- und Betriebskosten verbindlich bekannt sein. Dabei werden auch die Kosten für die Deckung von Projektrisiken berücksichtigt.
Bei agiler Vorgehensweise hingegen werden Kennzahlen zu den Betriebskosten von Release zu Release sukzessive konkretisiert und releaseweise rapportiert. Die zu erwartenden Investitionskosten bzw. das gesamte Budget für die Lösungsentstehung zuzüglich jenes für die Abschlussphase sind im Durchführungsauftrag grundsätzlich fix definiert.
Die Betriebskosten werden während der Projektabwicklung über das Projektbudget finanziert, anschliessend über das Linienbudget.
Steuerung
Mit dem Entscheid Durchführungsfreigabe wird das für die Durchführung benötigte Investitionsbudget durch die Stammorganisation bewilligt. Der Auftraggeber übernimmt hierfür die Verantwortung und gibt bei der klassischen Vorgehensweise die finanziellen Ressourcen phasenweise frei. Diese Freigabe wird über die Entscheidungsaufgaben zur Phasenfreigabe gesteuert.
Bei der agilen Vorgehensweise erübrigt sich eine stufenweise Freigabe von Finanzen. Diese sind für die Lösungsentstehung fix oder als Kostendach definiert und werden einmalig mit dem Durchführungsauftrag freigegeben. Im Rahmen der agilen Entwicklung wird mittels Burn-Down-Diagramm der geschätzte restliche Aufwand dem tatsächlich verbleibenden Aufwand gegenübergestellt und mittels Releasebericht kommuniziert.
Der Auftraggeber ist für die finanzielle Steuerung verantwortlich und stellt die Wirtschaftlichkeit des Projekts sicher. Entsprechend steuert er die Projektkosten und die zukünftigen Betriebskosten. Er erhält über das Reporting alle notwendigen Informationen, um den Projektstand und die Kostenentwicklung beurteilen zu können. Da im agilen Umfeld das Budget fix definiert ist, wird die finanzielle Kontrolle und Projekterfolg durch andere Instrumente gemessen und gesichert.
Zur Unterstützung der Steuerung beauftragt der Auftraggeber bei Bedarf einen unabhängigen Qualitäts- und Risikomanager.
Die finanzielle Führung des Projekts obliegt dem Projektleiter. Er führt eine Projektbuchhaltung und liefert Informationen an die Steuerung.
Mit der Aufgabe Änderungen managen stellt der Projektleiter sicher, dass Änderungen von Anforderungen und des Umfangs sowie ihre Auswirkungen auf Kosten, Personalbedarf und Termine rechtzeitig identifiziert, analysiert, beantragt und entschieden werden. Die Planung wird entsprechend angepasst.