Aufgaben

Einleitung

Aufgabenpositionierung

In HERMES stehen die Ergebnisse im Mittelpunkt. Sie werden mit den Aufgaben erarbeitet.

Eine Aufgabe besteht aus mehreren Aktivitäten. Aktivitäten dienen der Erarbeitung eines oder mehrerer Ergebnisse sowie der Sicherstellung der Qualitätsanforderungen.

Es wird zwischen zwei Arten von Aufgaben unterschieden:

  1. Entscheidungsaufgaben, die zu einem Entscheid führen und mit dem Ergebnis Meilenstein enden. Sie werden weiter unterteilt in
    1. Entscheidungsaufgaben der Steuerung und
    2. Entscheidungsaufgaben der Führung.
  3. Sonstigen Aufgaben, die den Projektverlauf begleiten, der Ergebnis- und Lösungserarbeitung dienen und die Qualität sicherstellen bzw. erhöhen.

Aufgabenbeschreibungen ersetzen nicht die Kenntnisse der anzuwendenden Methoden und Praktiken und eine entsprechende Ausbildung.

Entscheidungsaufgaben

Generell

Im Projektverlauf müssen Entscheide getroffen werden. Aufgaben, die zu einem Entscheid führen, sind als Entscheidungsaufgaben definiert. Sie enden mit einem Meilenstein.

HERMES unterscheidet zwischen Entscheiden, die durch die Projektsteuerung, sowie Entscheiden, die durch die Projektführung getroffen werden. So erfolgt beispielsweise der Entscheid Betriebsaufnahme durch den Auftraggeber (Steuerung), während der Entscheid Lösungsarchitektur durch den Projektleiter (Führung) erfolgt.

Die Steuerung prüft am Ende einer Phase ( klassisch ), ggf. eines Release ( agil , falls der Entscheid Releasefreigabe treffen im Projekt vorgeschrieben ist), ob die benötigten Fachentscheide vorliegen. Fehlen diese, wird die nächste Phase bzw. das nächste Release nicht freigegeben. Die Steuerung kann so Entscheidungen treffen, ohne selbst über die notwendige Fachkompetenz zu verfügen.

Entscheidungsaufgaben werden mit einer Checkliste unterstützt.

Entscheide der Steuerung

Auf der Hierarchieebene Steuerung entscheidet der Auftraggeber. Er entscheidet über die Projektinitialisierungsfreigabe, Durchführungsfreigabe, Phasenfreigaben, ggf. Releasefreigaben und den Projektabschluss, allenfalls Projektabbruch sowie über wichtige Weichenstellungen wie eine Ausschreibung auslösen, einen Zuschlag entscheiden oder eine Betriebsaufnahme bewilligen. Bei Bedarf wird er durch weitere Rollen, wie z. B. den Projektausschuss, den Projektleiter oder den Anwendervertreter beraten und unterstützt.

Entscheide der Führung

Entscheide der Führung sind Entscheide des Projektleiters zu Projektergebnissen.

Prüfung und Abnahme von technischen Ergebnissen erfolgen zuhanden der Führung durch die Ausführung, d. h. durch die jeweiligen Spezialisten für das entsprechende Thema. Je nach Vorgehensmodell planen der Projektleiter oder Anwendervertreter die Entscheidungsaufgaben. Sie berücksichtigen die Vorgaben der Controlling- und Vorgabestellen der Stammorganisation.

Übersicht der Aufgaben

Standardaufgaben

Die Tabelle zeigt die Zuordnung aller bereitgestellten Aufgaben samt entsprechender Ergebnisse zu Projektphasen, wobei die Entscheidungsaufgaben farblich (pink) hervorgehoben sind.

Tabelle 18: Zuordnung aller Aufgaben samt entsprechender Ergebnisse zu Projektphasen
Aufgabe Ergebnis Phasen
I K R E U A
Altsystem ausser Betrieb setzen Altsystem entfernt X
Änderungen managen Projektmanagementplan X X X
Angebote bewerten Offertvergleich X X
Protokoll der Offertöffnung X X
Anmelden Schutzobjekt IKT-Sicherheit Schutzobjekt IKT-Sicherheit X
Arbeitsprogramm durchführen Meilenstein Ergebnisaufbereitung X X
Ausschreibung durchführen Lastenheft X X
Anforderungskatalog X
Preisabfrageblatt X
Angaben zur Unternehmung X
Referenzliste X
Protokoll der Offertöffnung X
Ausschreibung erarbeiten Lastenheft X X
Anforderungskatalog X
Preisabfrageblatt X
Beschaffungsanalyse erarbeiten Beschaffungsanalyse X
Betrieb aktivieren Betriebshandbuch X X
Betrieb aktiviert X X
Betrieb realisieren Betriebsinfrastruktur realisiert X X
Betriebshandbuch X X
Betriebsorganisation realisiert X X
Betriebskonzept erarbeiten Betriebskonzept X X
Datenschutzfolgeabschätzung erarbeiten Datenschutzfolgeabschätzung X
Checklisten Projektleiter X X X X X
Durchführungsauftrag erarbeiten Durchführungsauftrag (Projektauftrag) X
Einführungskonzept erarbeiten Einführungskonzept X X
Projektmanagementplan X X
Einführungsmassnahmen durchführen Einführungsmassnahmen durchgeführt X X
Einführungsmassnahmen realisieren Einführungsmassnahmen realisiert X X
Entscheid Abnahme Migration treffen Checklisten Projektleiter X X
Abnahmeprotokoll X X
Meilenstein Abnahme Migration X X
Liste Projektentscheide Führung X X
Entscheid Abnahme treffen Checklisten Projektleiter X X
Abnahmeprotokoll X X
Meilenstein Abnahme X X
Liste Projektentscheide Führung X X
Entscheid Ausschreibung treffen Checklisten Auftraggeber X X
Liste Projektentscheide Steuerung X X
Meilenstein Ausschreibung X X
Entscheid Betriebsaufnahme treffen Checklisten Auftraggeber X X
Meilenstein Betriebsaufnahme X X
Liste Projektentscheide Steuerung X X
Entscheid Datenschutz treffen Meilenstein Datenschutz X
Entscheid Durchführungsfreigabe treffen Checklisten Auftraggeber X
Durchführungsauftrag (Projektauftrag) X
Meilenstein Durchführungsfreigabe X
Entscheid Ergebnisaufbereitung treffen Meilenstein Ergebnisaufbereitung X
Entscheid Ergebnispräsentation treffen Meilenstein Ergebnispräsentation X
Entscheid IKT-Sicherheit treffen Meilenstein IKT-Sicherheit X
Entscheid ISDS-Konzept treffen Checklisten Projektleiter X X
Meilenstein ISDS-Konzept X X
Liste Projektentscheide Führung X X
Entscheid Lösungsarchitektur treffen Checklisten Projektleiter X X
Liste Projektentscheide Führung X X
Meilenstein Lösungsarchitektur X X
Entscheid Methodenwahl treffen Meilenstein Methodenwahl X X
Entscheid Organisation umgesetzt treffen Organisation umgesetzt X X
Entscheid Phasenfreigabe Abschluss treffen Checklisten Auftraggeber X X
Meilenstein Phasenfreigabe Abschluss X X
Liste Projektentscheide Steuerung X X
Entscheid Phasenfreigabe treffen Checklisten Auftraggeber X X
Liste Projektentscheide Steuerung X X
Entscheid Produkt entwickelt oder angepasst treffen Produkt entwickelt oder angepasst X X
Entscheid Produktkonzept treffen Checklisten Projektleiter X X
Liste Projektentscheide Führung X X
Meilenstein Produktkonzept X X
Entscheid Projektabbruch treffen Checklisten Auftraggeber X X X X
Projektschlussbeurteilung X X X X
Liste Projektentscheide Steuerung X X X X
Entscheid Projektabschluss treffen Meilenstein Projektabschluss X
Checklisten Auftraggeber X
Meilenstein Projektabschluss X
Liste Projektentscheide Steuerung X
Entscheid Projektinitialisierungsfreigabe treffen Checklisten Auftraggeber X
Projektinitialisierungsauftrag X
Meilenstein Projektinitialisierungsfreigabe X
Liste Projektentscheide Steuerung X
Entscheid Realisierungsfreigabe treffen Meilenstein Realisierungsfreigabe X
Meilenstein Phasenfreigabe X
Entscheid Releasefreigabe treffen Checklisten Auftraggeber X
Meilenstein Releasefreigabe X
Liste Projektentscheide Steuerung X
Entscheid System entwickelt oder parametrisiert treffen System entwickelt oder parametrisiert X X
Entscheid Vorabnahme treffen Checklisten Projektleiter X X
Abnahmeprotokoll X X
Meilenstein Vorabnahme X X
Liste Projektentscheide Führung X X
Entscheid Weiteres Vorgehen treffen Checklisten Projektleiter X
Studie X
Meilenstein Weiteres Vorgehen X
Entscheid Zuschlag treffen Checklisten Auftraggeber X X
Vergabeentscheid X X
Meilenstein Zuschlag X X
Liste Projektentscheide Steuerung X X
Ergebnisse aufbereiten Meilenstein Ergebnisaufbereitung X X
Ergebnisse präsentieren Meilenstein Ergebnispräsentation X X
Forschungsplan erarbeiten Forschungsplan X
ISDS-Konzept erarbeiten ISDS-Konzept X X
ISDS-Konzept realisieren ISDS-Massnahmen realisiert X X
ISDS-Konzept X X
ISDS-Konzept überführen ISDS-Konzept überführt X X
ISDS-Konzept X X
ISDS-Risikoanalyse erarbeiten ISDS-Konzept Risikoanalyse X X
Lösungsarchitektur erarbeiten Systemkonzept X X
Organisation umsetzen Organisationshandbuch X X
Organisationshandbuch X X
Organisationshandbuch erarbeiten Organisationshandbuch X X X
Organisationskonzept erarbeiten Organisationskonzept X X
Organisationshandbuch X X
Organisationshandbuch X X
Organisationshandbuch X X
Phasenfreigabe vorbereiten Projektstatusbericht X X X X
Projektmanagementplan X X X X
Projektstatusbericht X X X X
Produkt aktivieren Produkt aktiviert X X
Produkt aktiviert X X
Produkt realisieren Anwendungshandbuch X X
Anwendungshandbuch X X
Produktkonzept erarbeiten Produktkonzept X X
Produktkonzept X X
Projekt führen und kontrollieren Projektstatusbericht X X X X X X
Projekt steuern Liste Projektentscheide Steuerung X X X X
Projektabschluss vorbereiten Projektschlussbeurteilung X
Projektmanagementplan erarbeiten Projektmanagementplan X
Qualitätssicherung führen Projektmanagementplan X X X X X
Rechtsgrundlagenanalyse erarbeiten Rechtsgrundlagenanalyse X
Releaseabschluss vorbereiten Releasebericht X
Projektmanagementplan X
Projektstatusbericht X
Risiken managen Projektmanagementplan X X X X
Projektstatusbericht X X X X
Schutzbedarf IKT-System erarbeiten Schutzbedarfsanalyse X
Stakeholder managen und informieren Stakeholderinteressen X X X X X X
Stakeholderinteressen X X X X X X
Projektmanagementplan X X X X X X
Stakeholderinteressen erarbeiten Stakeholderinteressen X
Stakeholderinteressen vertreten Stakeholderinteressen X X X X
Stakeholderinteressen X X X X
Stakeholderinteressen X X X X
Studie erarbeiten Studie X
System aktivieren System aktiviert X X
System in Betrieb integrieren Betriebshandbuch X X
System integriert X X
System realisieren Systemkonzept X X
Anwendungshandbuch X X
Test durchführen Testprotokoll X X X
Testkonzept X X X
Testinfrastruktur realisieren Testinfrastruktur realisiert X X
Testinfrastruktur überführen Testkonzept X
Testinfrastruktur überführt X
Testkonzept erarbeiten Testkonzept X X

Individuelle Aufgaben

Ergänzend zu den standardmässig bereitgestellten Aufgaben besteht die Möglichkeit, neue fach-, organisations- oder vorhabenspezifische Aufgaben in eigene Module zu integrieren und diese anschliessend mit Ergebnissen zu erweitern.

Dies wird durch HERMES-Online unterstützt und kommt insbesondere dann zum Tragen, wenn neue Module entwickelt werden. Beispiele von individuellen Aufgaben können ein erweitertes, stammorganisationsspezifisches Reporting oder ein projektspezifisches Risikomanagement sein.

Erläuterung der Aufgabenbeschreibung

Für jede Aufgabe gibt es eine Aufgabenbeschreibung, die stets gleich strukturiert ist:

  1. Zweck
    definiert den Sinn und Zweck der Aufgabe.
  2. Grundidee
    schafft das grundlegende Verständnis der Aufgabe.
  3. HERMES-spezifisch
    beschreibt, wie HERMES die Aufgabe konkret unterstützt.
  4. Grundlagen/Voraussetzungen
    listen die Ergebnisse, die für die Ausführung der Aufgabe, sofern relevant, notwendig sind. Bei den Aufgaben während der Lösungsentstehung variiert die Liste je nach Szenario. Bei Bedarf sind die Ergebnisse mit "A" für agil bzw. mit "K" für klassisch gekennzeichnet.
  5. Aktivitäten
    beschreiben, wie die Aufgabe ausgeführt wird. Nach Möglichkeit sind die Aktivitäten chronologisch aufgeführt. Bei Bedarf sind die Aktivitäten mit "A" für agil bzw. mit "K" für klassisch gekennzeichnet.
  6. Beziehungen (nur online verfügbar)
    zeigen den Bezug der Aufgabe zu anderen Methodenelementen.
  7. Ergebnisse
    zeigen auf, welche Ergebnisse aus der Aufgabe entstehen. Bei Bedarf sind die Ergebnisse mit "A" für agil bzw. mit "K" für klassisch gekennzeichnet.

Beschreibung der Aufgaben

Entscheidungsaufgaben der Steuerung

  1. Entscheid Ausschreibung treffen
  2. Entscheid Betriebsaufnahme treffen
  3. Entscheid Durchführungsfreigabe treffen
  4. Entscheid Phasenfreigabe treffen
  5. Entscheid Projektabbruch treffen
  6. Entscheid Projektabschluss treffen
  7. Entscheid Projektinitialisierungsfreigabe treffen
  8. Entscheid Releasefreigabe treffen
  9. Entscheid Zuschlag treffen

Entscheidungsaufgaben der Führung

  1. Entscheid Abnahme Migration treffen
  2. Entscheid Abnahme treffen
  3. Entscheid ISDS-Konzept treffen
  4. Entscheid Lösungsarchitektur treffen
  5. Entscheid Produktkonzept treffen
  6. Entscheid Vorabnahme treffen
  7. Entscheid Weiteres Vorgehen treffen

Sonstige Aufgaben

  1. Altsystem ausser Betrieb setzen
  2. Änderungen managen
  3. Angebote bewerten
  4. Ausschreibung durchführen
  5. Ausschreibung erarbeiten
  6. Beschaffungsanalyse erarbeiten
  7. Betrieb aktivieren
  8. Betrieb realisieren
  9. Durchführungsauftrag erarbeiten
  10. Einführungskonzept erarbeiten
  11. Einführungsmassnahmen durchführen
  12. Einführungsmassnahmen realisieren
  13. ISDS-Konzept erarbeiten
  14. ISDS-Konzept realisieren
  15. ISDS-Konzept überführen
  16. Lösungsarchitektur erarbeiten
  17. Organisation umsetzen
  18. Organisationskonzept erarbeiten
  19. Phasenfreigabe vorbereiten
  20. Produkt aktivieren
  21. Produkt realisieren
  22. Produktkonzept erarbeiten
  23. Projekt führen und kontrollieren
  24. Projekt steuern
  25. Projektmanagementplan erarbeiten
  26. Qualitätssicherung führen
  27. Rechtsgrundlagenanalyse erarbeiten
  28. Releaseabschluss vorbereiten
  29. Risiken managen
  30. Stakeholder managen und informieren
  31. Studie erarbeiten
  32. System aktivieren
  33. System in Betrieb integrieren