Projekt führen und kontrollieren

Während der gesamten Projektdauer werden die Projektbeteiligten koordiniert und geführt. Der Projektstand wird laufend überprüft, die Planung aktualisiert und entsprechende Informationen an die Projektsteuerung kommuniziert.

In der Standardmethode des Kantons Zürich sind die Ergebnisse "Protokoll", "Lösungsanforderungen" und "Detailspezifikation" in der Aufgabe "Projekt führen und kontrollieren" nicht enthalten. Dise können bei Bedarf in der Gesamtmethode des Kantons Zürich bezogen werden. 

Die Führung und die Kontrolle des Projekts basieren auf der Planung. Sie beschreibt, wie die gesetzten Ziele erreicht werden (Soll).

Die in der Planung definierte Aufgaben und Ergebnisse konkretisiert der Projektleiter mit Arbeitsaufträgen. Dadurch werden die Arbeitsprozesse transparent und die Gefahr von Missverständnissen reduziert. Lösungsspezifische Anliegen regelt er bei klassischer Vorgehensweise über den Anwendervertreter und stimmt sie mit ihm ab, bei agiler Vorgehensweise fallen diese weg. Der Projektleiter sorgt für eine funktionierende, den jeweiligen Umständen entsprechende Projektorganisation, führt und unterstützt die Projektbeteiligten und koordiniert die Abhängigkeiten zwischen den Arbeiten.

Auf der Grundlage der Planung und dem Fertigstellungsgrad der Ergebnisse wird der Projektfortschritt periodisch überprüft. Der aktuelle Projektstand (Ist) wird erhoben und mit der Planung verglichen (Soll-Ist-Vergleich). Die Aufwände, Kosten und Termine für den weiteren Projektverlauf werden geschätzt und als Prognose abgebildet. Bei aufgetretenen oder prognostizierten Abweichungen von der Planung leitet der Projektleiter, unterstützt vom Anwendervertreter, Massnahmen ein, damit die gesetzten Ziele erreicht werden. Die Wirkung der Massnahmen wird laufend beurteilt.

Die Informationen zum Projektstand und zur Prognose werden durch die Projektführung erhoben und zusammengestellt und über das Reporting an die Projektsteuerung kommuniziert.

Der Projektinitialisierungsauftrag bildet die Grundlage für die Führung und Kontrolle des Projekts während der Phase Initialisierung.

In den nachfolgenden Phasen werden die Informationen zur Projektführung und -kontrolle sowie zur Regelung des Reportings im Projektmanagementplan festgehalten. Das Reporting besteht aus dem Berichtswesen und Projektsitzungen. Zum Berichtswesen gehören der Projektstatusbericht sowie die in anderen Aufgaben erstellten Phasen- und Releaseberichte. Je nach Vorgaben der Stammorganisation werden weitere Berichte benötigt.

Die Arbeitsaufträge werden basierend auf den Rollen den verantwortlichen Projektmitarbeitenden im Voraus zugeordnet.

Die Lösungsanforderungen, die Detailspezifikation sowie der Releaseplan (im Projektmanagementplan) werden während der agilen Lösungsentstehung fortwährend aktualisiert bzw. nachgeführt.

Sind massgebende Projektänderungen erforderlich, werden sie über die Aufgabe Änderungen managen behandelt.

1. Projektinitialisierungsauftrag
2. Projektmanagementplan

1. Während der Phase Initialisierung ermittelte Änderungen in Bezug auf den Projektinitialisierungsauftrag durch den Auftraggeber genehmigen lassen.
2. Nach Durchführungsfreigabe Projektmanagementplan laufend nachführen.
3. Kickoff-Sitzung mit Beteiligten durchführen und Projektkultur gestalten.
4. Infrastruktur bereitstellen.
5. Aufgaben, Ergebnisse und Ressourcen planen und beauftragen.
6. Rahmenbedingungen und Vorgaben für das Reporting ermitteln, dieses mit Berichtswesen und Projektsitzungen im Projektmanagementplan festlegen und mit Auftraggeber vereinbaren.
7. Projektstatusberichte gemäss Vorgaben erstellen und Sitzungen vorbereiten, durchführen, nachbearbeiten und Protokolle erstellen. Entscheide festhalten.
8. Projektablauf und wichtige Erkenntnisse laufend mit dem Auftraggeber abstimmen.
9. Projektmitarbeitende führen sowie die Zielorientierung und gemeinsames Verständnis in Bezug auf Vorgehen und Ergebnisse sicherstellen.
10. Arbeitsaufträge erstellen und wenn notwendig mit dem Anwendervertreter abstimmen, Abhängigkeiten zwischen Aufträgen koordinieren.
11. Fortschrittskontrolle durchführen (inklusive QS-Massnahmen und Risiken), dazu Ist-Werte mit Plan-Werten vergleichen und Prognosen erstellen, Abweichungen von der Planung analysieren und Massnahmen einleiten.
12. Während der agilen Lösungsentstehung Lösungsanforderungen, Detailspezifikation und Releaseplan (im Projektmanagementplan) nachführen.

1. Projektstatusbericht